Office 365 și GDPR

Unul din scopurile principale al regulamentului de protecție a datelor, cunoscut sub acronimul GDPR este așa cum se știe și declară chiar denumirea legii, protecția datelor persoanelor fizice astfel încât să nu fie sustrase sau expuse unor terțe părți fără acordul lor.

Printre măsurile de protecție a datelor pe care operatorii de date trebuie să le aplice este tocmai centralizarea datelor astfel încât să fie totul cât mai grupat, ca să fie ușor de șters la cerere acele date dar și pentru a ține sub observație cine are acces la cele date și pentru a le securiza.

S-a cam încheiat era operării în orice condiții cu datele oamenilor. A început un alt timp, o altă eră, cea în care datele personale sunt protejate și se operează cu grijă doar pe baza unor reguli și proceduri clare.

Ce nu e recomandat să se mai facă:

• Nu mai trimiteți documente ce conțin date personale prin email între angajați.
• Nu stocați la voia întâmplării documentele în calculator sau rețea.
• Nu lăsați calculatoarele ce conțin astfel de date neprotejate cu parolă sau pe share la liber în rețea.
• Nu mai folosiți conturi de office online nesecurizate sau la care au acces fără restricții mulți oameni, mai ales cei ce nu mai lucrează în firma dumneavoastră.
• Nu mai lucrați fără regulament intern privitor la protecția datelor.

Pentru a realiza conformarea cu legea sunt necesare analize, elaborări de proceduri, delegare de responsabilități iar folosirea de instrumente potrivite vă ajută tare în respectarea legii. Unul din instrumentele pe care recomand să le folosiți e suita Office 356

Un abonament office 365 (pentru firme mici) poate varia de la 4.2 eur/utilizator (varianta cu pachetul office doar în browser) până la 10,5 eur/utilizator (varianta cu office descărcabil și mail de 50 GB, stocare 1 TB și alte avantaje)

De ce consider avantajos pachetul Office 365:

• Totul e centralizat pe servere securizate conform standardelor în vigoare.
• Lucrul colaborativ e cred eu cea mai tare chestie dacă se lucrează în echipă.
• Mail-ul merge PUNCT.
• Există spațiu de stocare suficient si pentru mail (50 GB) și pentru date (1 TB).
• Datele se pot accesa și de pe calculator, laptop, tabletă sau telefon.
• Suita poate fi instalata pe 5 dispozitive ale aceluiași utilizator (5 computere, 5 tablete, 5 telefoane)
• Intranet la nivel de firmă.
• Microsoft Teams si conferințe video.
• Microsoft planner e un tool excelent pentru managementul echipelor. La fel și Microsoft StaffHub
• Și multe alte avantaje.

Am făcut recent o simulare de avantaje la încheierea unui contract la care s-a scutit timp și nervi prin colaborarea pe același document online a omului de la vânzări, a juristului și a managerului. Totul aproape instant, fără ping-pong pe mail cu contactul, cu datele clienților etc.

Deci, dacă până acum a fost folosită suita office piratată în companie, ceea ce era și este ilegal, acum e momentul oportun să treceți la versiunea plătită, pe bază de abonament și motivele sunt consistente.

Așadar 50 de lei pe luna pentru un utilizator. Să zicem că sunt 4 oameni la birou deci 200 de lei/luna pentru ușurarea muncii, siguranța datelor, organizare, portabilitate și accesibilitate, securitate, mai profesional cu toate filtrele, spațiu de stocare mare și instrumente de cea mai bună calitate. Opinia mea: se merită.