Principii în utilizarea adresei de email

14/12/2021

Niciun comentariu

654

Comunicarea online a evoluat în permanență, au apărut metode noi de comunicare si de la email acum folosim multe alte canale de comunicare electronica. Totuși, deocamdata, comunicarea pe email e cea mai sigură și trasabila, de aceea orice comunicare oficială ar trebui sa se desfășoare așa.

Mai jos sunt câteva principii pentru cei ce aveti adrese de email pe domeniile voastre. Principii care vă vor ajuta mult dacă sunt luate in calcul. Probabil cele mai multe din ele le aplicați deja, dar poate gasiti si informații pe cere nu le știți.

Întotdeauna configureaza corect setarila adresei sau clientului de email.
E nevoie de o configurare cât de umană a adresei. Trebuie ca acel mesaj de email, cand ajunge in casuța destinatarului, să aibă informațiile setate corect. Nu inspiră încredere un mail care vine de la infpo@firmamea.ro ci mai degrabă unul care vine de la o persoană sau un departament, de exemplu Departament Vânzări sau Nicolae Onciu.
Neapărat folosiți o semnătură în email
E de bun gust, e principial, e necesar ca să știi cine a trimis acel mesaj, care este rolul său în organizația care trimite, ce numar de telefon are și alte infromatii, cum ar fi programul in care e apelabil.
Scrieti mesaje cât mai simple cu putință
Nu folositi culori, blod, inclinare, poze decât dacă este imperios necesar. Un mesaj încărcat e respingător
Scrieti neapărat titlul sau subiectul mesajului.
Nu trimiteți mesaje fără subiect, oricât de mare e urgența 🙂 E nepoliticos, neprincipial si riscati să fie sărit.
Mare grijă la atașamente
Nu trimiteti atașamente decât dacă e necesar. Un atașamant decent e de maxim 5 mb. Orice trece de 5mb e posibil să aducă probleme. De exemplu băncile, aproape toate au setată limită de 5 mb, la fel si mairile corporații, pentru că umple spatiul degeaba. Dacă scanati ceva asigurați-vă că o faceti la calitatea minima necesara. Daca de exemplu trimiteti si primiti 100 mesaje de 25 MB aveti nevoie de 2.5 GB de spatiu la adresa ceea ce costă. Mai mult unele servere iti trimit notificare ca ai trimis atasamente prea mari, dar altele iti sterg mesajul efectiv si nu ajunge.
Trimiteti mesajele în perioade alese bine
Cum probabil știți, trimiterea mesajelor se poate programa. Nu e ok sa trimti mesaje cuiva care nu il poate verifica atunci si să aștepti răspuns sau să mai și sunați 🙂
Nu trimiteti mesaje repetitive.
Orice incercare de a trimite aclesi mesaj la multe persoane poate fi interpretata ca SPAM si te poti trezi cu domeniul web in baza de data de SPAM și de asta se scapa greu 🙂 Chiar si pentru mesajele de Craciun ar fi ok sa folositi un serviciu dedicat, cum ar fi MaiChimp dacă numarul de parteneri trece de ordinul zecilor.
Țineți curățenie în adresa de email
Neapărat stergeti din Send items mesajele cu atasamente mari, e vital ca să nu ajungeti la spatii impresionante pe server, spații care evident costă bani. La fel si din Inbox, daca ati salvat documentele mari, alegeți să șetergeti. Logica e simpla, un mesaj lasat acolo cu atasamentele sale costă ca și depozitare.