Oprește notificările – Productivitate

09/07/2018

Niciun comentariu

2125

Unul din primele sfaturi pe care l-aș putea da unei persoane care lucrează în mediul office, muncă de birou sau la birou sau mai exact, unei persoane care prestează muncă la calculator este să oprească notificările la mail și la alte programe care au notificări.

E clar că nu vorbesc acum despre secretară a cărei muncă e printre altele să răspundă la email sau să le atribuie cui trebuie. Nici despre cei de la suport sau vânzări online care asta fac prin natura muncii lor, dar celor care lucrează contabilitate, online, management, programare, design, analiză financiară, licitații, gestiune etc le recomand să oprească notificările de la email fie că e vorba de Outlook, Thunderbird sau alt client de mail, fie el și gMail sau Yahoo care rulează inBrowser. Și ca să fiu și răutăcios nu instalați IncrediMail sub nici o formă că „excelează” în notificări.

Productivitatea scade dacă suntem întrerupți de la muncă chiar și pentru fracțiuni de secundă. Să presupunem că trebuie să concepi un articol, ai adunat resurse, imagini și acum faci o schiță a acelui articol când: „BING” o avertizare de mail cu pop-up care îți fură privirea. Începe o bătălie scurtă a minții, să deschizi sau să nu deschizi, sa răspunzi sau nu, ce o fi scris, e de bine sau de rău și până să te decizi… pa creativitatea. La fel e și la contabilitate când părea că în sfârșit îi dădeai de capăt problemei ivite sau la photoshop când tocmai schițaseși în minte ce filtru merge mai bine pe acea imagine.

Dar ce zic clienții?

Bine bine dar clientul ce zice că nu răspund? Nu crede că nu mă ocup cum trebuie de el? Nu tocmai. Tu ești cel care crează relația, tu știi cum muncești. Orice client îți va respecta limitele, ba chiar te va aprecia că le ai. Asta transmite mesajul că ești serios și organizat.

Dar ce va zice șeful sau restul echipei?

E la fel. Dacă vei comunica colegilor, șefului, echipei, că pentru productivitate crescută verifici mesajele doar la ora 11:00 și apoi la ora 13:00 nu cred că se va supăra nimeni, ba chiar vei da idei bune celorlalți. Ce șef e acela care să împiedice productivitatea unui om important din compania sa. Nu cred să existe sau dacă există nu te merită.

Bine, dar când verific emailurile?

Nu cred că există o regulă general valabilă. Important este să îți stabilești un orar al tău și să îl respecți. Recomandările celor mai multi experți sunt să verificăm mesajele după „primul șut”, adică după ce am epuizat prima parte, și cea mai consistentă de muncă, deci după primele 3 ore de muncă.

Citirea mesajelor dimineața la prima oră e neproductivă că vă împarte deja ziua în fragmente, vă provoacă să vă gândiți la multe subiecte, vă poate duce în cu totul altă direcție decât planificaserăți și anume provoacă sau întreține fenomenul cunoscut sub numele de #stingeredeincendii. Dar despre asta în altă postare.

Așadar sfatul numărul unu pentru #productivitate la birou este să opriți notificările de la clientul de email sau de la browser dacă folosiți „mail in browser”. A se înțelege fără dubii că e valabil și pentru Facebook și notificările sale, twitter, google plus chiar și pentru LikedIn 🙂

Foto: Pixabay @ IncrediMail